Sono le sei meno un quarto. Arriva la mail di un cliente arrabbiato: nome, indirizzo, numero di contratto, due righe sulla sua situazione. Tu la copi tutta nel chatbot che usi sul telefono e scrivi: «rispondi in modo professionale». Trenta secondi, e la risposta è perfetta.
Il cliente non lo saprà mai. Nemmeno il tuo capo.
Cosa c’è di male, se la risposta è migliore?
La mail del cliente è uscita, e la risposta non resta solo a te. Tutto è finito sui server di chi offre il chatbot: la mail con il nome, l’indirizzo e la sua storia, la risposta, e anche quello che hai fatto dopo nella chat: se le hai chiesto di correggerla, se l’hai rigenerata, se hai messo il pollice in su. In Svizzera l’Incaricato federale della protezione dei dati e l’Ufficio federale della cibersicurezza descrivono proprio questo, nella campagna di ottobre 2026 sull’IA al lavoro: per far uscire i dati basta copiare in fretta, nella domanda, tutto il testo di una mail. E aggiungono che molti di questi strumenti possono usare i dati inseriti per addestrare i modelli futuri.
«molti tool di IA possono utilizzare i dati immessi per addestrare modelli futuri»
Con le versioni gratuite e personali i dati possono servire ad addestrare i modelli, se non lo disattivi tu nelle impostazioni. Con molte versioni a pagamento per privati è lo stesso. Le versioni aziendali di regola non li usano per l’addestramento, ma alcune conservano le richieste per un periodo, per controllare gli abusi, e spesso i server sono fuori dalla Svizzera e dall’Unione europea, se l’azienda non sceglie l’opzione per tenerli in Europa.
Quando l’addestramento è attivo, è così che questi modelli imparano: dalle domande, dalle risposte e da come le giudichi. Per me i fornitori hanno trovato il modo di avere lavoratori gratis, che con l’abbonamento da una ventina di franchi o di euro al mese addirittura pagano per lavorare per loro.
Perché tanti lo fanno di nascosto?
Per fare prima. E, secondo me, per fare bella figura: la mail scritta benissimo in due minuti, il rapporto pronto prima degli altri. A volte anche per avere un po’ più di tempo libero durante l’orario di lavoro. È il problema che vedo in questo periodo, e lo capisco: lo strumento c’è, funziona, ed è gratis.
Il punto è che chi lo fa di nascosto non si chiede di chi sono i dati che incolla. Nell’agosto 2024 l’autorità olandese per la protezione dei dati ha ricevuto due notifiche: un dipendente di uno studio medico aveva inserito in un chatbot i dati sanitari di alcuni pazienti, un dipendente di un’azienda di telecomunicazioni aveva caricato un file con gli indirizzi dei clienti. Per l’autorità sono violazioni dei dati, da notificare.
Quelle conversazioni possono finire davanti a un giudice?
Sì, come le email. In una causa civile, con l’azienda o con un cliente, il giudice può ordinare di consegnare i documenti che contano per la causa, e le conversazioni con un chatbot sono documenti. In un’indagine penale si può arrivare al sequestro del computer e del telefono con cui lavori. Quelle conversazioni restano sul tuo dispositivo, nel tuo account e spesso, per un periodo, presso il fornitore.
Negli Stati Uniti è già successo in due modi. Nel 2025, in una causa del New York Times, un tribunale ha ordinato a OpenAI di non cancellare le conversazioni degli utenti: l’obbligo è durato da maggio a settembre, ma quelle già salvate sono rimaste, e nel gennaio 2026 un giudice ha confermato la consegna di 20 milioni di conversazioni, pseudonimizzate: senza i dati che identificano chi le ha scritte, ma non anonime. Nel febbraio 2026, in un processo penale, le conversazioni di un imputato con un’IA, trovate sui suoi dispositivi, sono state ammesse come prova: per il giudice non erano protette come quelle con un avvocato.
Una conversazione con un chatbot non è un pensiero privato. È un testo scritto, che qualcun altro conserva.
Cosa rischia il dipendente?
Il posto, nei casi gravi, e di dover risarcire il danno. Non è un reato in sé incollare un testo in una chat, ma il contratto di lavoro ha regole precise.
- In Svizzera, il Codice delle obbligazioni chiede al lavoratore diligenza e fedeltà, e di non usare né rivelare fatti confidenziali dell’azienda, segreti d’affari compresi. Deve rispettare le direttive del datore: se l’azienda ha una regola sull’IA, violarla è violare una direttiva. Risponde dei danni causati per negligenza, e nei casi gravi il datore può licenziare con effetto immediato. Se si tratta di un vero segreto d’affari, di fabbricazione o commerciale, rivelato intenzionalmente, il Codice penale prevede, su querela, una pena detentiva fino a tre anni o una pena pecuniaria.
- In Italia, il Codice civile chiede al lavoratore diligenza e fedeltà, compreso il divieto di divulgare notizie sull’organizzazione e sui metodi dell’azienda che possano recarle danno, e di seguire le istruzioni del datore. Le violazioni portano a sanzioni disciplinari, fino al licenziamento per giusta causa nei casi gravi. Per il GDPR chi tratta i dati in azienda lo fa solo su istruzione del titolare.
Se lavori in uno studio medico, legale, fiduciario o da commercialista, c’è anche il segreto professionale. In Svizzera il Codice penale punisce, su querela, chi viola il segreto professionale (medici, avvocati, notai, revisori e le altre professioni elencate, compresi i loro ausiliari) con una pena detentiva fino a tre anni o una pena pecuniaria. Per le altre professioni, come fiduciari e commercialisti, la legge sulla protezione dei dati prevede, su querela, una multa fino a 250’000 franchi alla persona che rivela intenzionalmente dati personali segreti conosciuti per lavoro. In banca c’è anche il segreto bancario, punito anche senza querela. In Italia il Codice penale punisce, su querela, chi rivela senza giusta causa un segreto conosciuto per la professione, se ne può derivare un danno: reclusione fino a un anno o multa.
E cosa rischia l’azienda?
Di rispondere di dati che non sapeva nemmeno che fossero usciti. Per la legge svizzera sulla protezione dei dati e per il GDPR, chi decide a cosa servono i dati dei clienti è l’azienda, non il dipendente. L’azienda deve garantirne la sicurezza, sceglie con chi condividerli e deve notificare le violazioni gravi. Se un dipendente li manda a un chatbot senza che nessuno lo sappia, l’azienda non ha un contratto con quel fornitore, non sa in che paese sono finiti e non può notificare quello che non conosce.
Vietare e basta, però, non funziona: chi vuole fare prima trova il modo. Io farei tre cose: decidere quali strumenti si possono usare e con quale account, scrivere quali dati non si inseriscono mai, e offrire un’alternativa aziendale invece di far finta che il problema non esista. Lo chiedono anche l’UFCS e l’IFPDT, che raccomandano versioni aziendali «anziché account privati». Dal Garante italiano non ho trovato indicazioni specifiche su questo, ma le regole del GDPR valgono comunque.
Cosa faccio, da dipendente e da azienda?
Prima di incollare qualcosa, io mi faccio tre domande: c’è il nome di qualcuno? C’è qualcosa che il cliente non vorrebbe vedere fuori dall’azienda? L’azienda sa che uso questo strumento? Se anche una sola risposta mi mette a disagio, tolgo nomi e numeri, oppure chiedo prima.
L’ultimo punto è il più importante. Se dire «l’ho fatto» costa caro, nessuno lo dirà, e l’azienda scoprirà la violazione quando è troppo tardi.
Domande frequenti
Posso usare un chatbot per le email di lavoro?
Dipende da cosa ha deciso la tua azienda. Se ci sono regole, valgono quelle. Se non ci sono, chiedi prima, e nel frattempo non inserire mai nomi, indirizzi, contratti o dati sanitari di clienti e colleghi. Un testo senza dati di altre persone, come una bozza generica, è un rischio molto più basso di una mail copiata intera.
Con la versione a pagamento i miei dati sono al sicuro?
Non per forza. Molte versioni a pagamento per privati usano i dati per migliorare i modelli finché non disattivi l'opzione, e anche le versioni aziendali conservano le richieste per un periodo. In più i server sono spesso fuori dalla Svizzera e dall'UE. Conta il contratto tra l'azienda e il fornitore, non il fatto di pagare l'abbonamento.
Ho già incollato dati di clienti in un chatbot: cosa faccio?
Dillo a chi si occupa dei dati nella tua azienda, senza aspettare. Può servire valutare se è una violazione da notificare: in Svizzera all'IFPDT se il rischio è elevato, nell'UE entro 72 ore da quando l'azienda lo scopre, salvo che il rischio per le persone sia improbabile. Cancella le conversazioni dall'account, sapendo che il fornitore può averne ancora una copia per un periodo.
Tutte le fonti di questo articolo
- UFCS e IFPDT, IA nel lavoro quotidiano: cogliere le opportunità, proteggere i dati (16.10.2026): bacs.admin.ch
- IFPDT, l’IA generativa sul posto di lavoro, in tedesco (16.10.2026): edoeb.admin.ch
- Autorità olandese per la protezione dei dati, attenzione: l’uso di chatbot può causare violazioni dei dati, in inglese (06.08.2024): autoriteitpersoonsgegevens.nl
- CNIL, domande e risposte sull’uso di un sistema di IA generativa, in francese (18.07.2024): cnil.fr
- NCSC britannico, i rischi nascosti dell’IA usata di nascosto, in inglese (07.09.2026): ncsc.gov.uk
- Engadget, OpenAI non deve più conservare tutte le conversazioni, in inglese (11.10.2025): engadget.com
- National Law Review, 20 milioni di conversazioni verso la causa sul diritto d’autore, in inglese (06.01.2026): natlawreview.com
- Harvard Law Review Blog, United States v. Heppner, in inglese (23.03.2026): harvardlawreview.org
- OpenAI, controllo dei dati nella piattaforma API, in inglese (consultata l’08.11.2026): developers.openai.com
- Codice delle obbligazioni (diligenza e fedeltà, direttive, responsabilità, licenziamento immediato), Codice penale (segreto commerciale), legge sulla protezione dei dati: testi su fedlex.admin.ch
- Codice civile italiano, obbligo di diligenza e di fedeltà del lavoratore: normattiva.it
- Regolamento generale sulla protezione dei dati (2016), testo su EUR-Lex: eur-lex.europa.eu
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